17. Januar 2025

Bericht in medianet: ERP-Prozesse auf Vordermann bringen

So berichtet die Fachpresse über Network Dimensions.

ESG Reporting und E-Rechnungspflicht am Bau – Chancen in der digitalen Umsetzung regulatorischer EU-Vorgaben.

Die EU sorgt mit aktuellen Vorgaben im Fiskal- und Nachhaltigkeitsbereich – konkret der verpflichtenden E-Rechnung (im Zuge der fiskalischen Initiative ViDA) und der neuen Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) – dafür, dass viele Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse in den kommenden Jahren grundlegend überdenken müssen. Dies hat auch starke Auswirkungen auf die Baubranche.

Insbesondere für mittelständische Betriebe erscheinen die anstehenden Verpflichtungen auf den ersten Blick oft als erhebliche bürokratische Belastung, die eine Menge Zeit und Ressourcen bindet. Günther Schwaiger, Gründer und Geschäftsführer der Network Dimensions Unternehmensgruppe, dazu:  „Firmen stehen vor der konkreten Herausforderung, zusätzliche Prozesse zu etablieren, umfassende Daten zu sammeln und auch ihre IT-Systeme auf den neuesten Stand bringen zu müssen.“

Mehr Licht? Mehr Schatten? 

Das betreffe natürlich auch den Baubereich – beispielsweise werde für das erforderliche
Sustainability Reporting erfordert eine detaillierte Erfassung und Bewertung ökologischer Kennzahlen, wie etwa CO₂-Emissionen oder die Umweltbelastung spezifischer Baumaterialien. „Eine ganzheitlich durchdachte digitale Umsetzung der regulatorischen Anforderungen im Betrieb kann jedoch als ‚Effizienztreiber‘ bisher ungeahnte Vorteile und Chancen für Unternehmen eröffnen. Es bringt konkrete Möglichkeiten, sich zukunftssicher aufzustellen und mittel- bis langfristige Wettbewerbsvorteile zu sichern“, sagt Schwaiger und geht ins Detail:  „Der Aufbau durchgängiger digitaler Prozesse sorgt nicht nur für die Erfüllung der Berichtspflichten nach außen, sondern verbessert auch die interne Datenqualität erheblich. Automatisierte Workflows und die Vermeidung von Medienbrüchen reduzieren manuellen Aufwand und Fehlerquellen, insbesondere bei repetitiven Aufgaben wie etwa der Rechnungsprüfung, beim Versand und bei der Archivierung von Dokumenten, aber auch in der Stammdatenerfassung und -pflege.“

Und was die Wettbewerbsvorteile durch Business Intelligence (BI) angeht – die mittels der neuen Reporting-Systeme gesammelten Daten würden als wertvolle Entscheidungsgrundlage für die operative und strategische Unternehmenssteuerung dienen. Die Fähigkeit, präzise und transparente Informationen bereitzustellen, stärke nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Compliance), sondern erhöhe auch das Vertrauen von Kunden, Partnern und potenziellen Investoren.

„Zentraler Ansatzpunkt für die konkrete betriebliche Umsetzung ist eine digitale Integration der neuen Anforderungen im Rahmen eines ERP-Systems. Mit seiner auf Microsoft Dynamics 365 Business Central basierenden Branchenlösung ‚Megabau‘ arbeitet Network Dimensions an der konsequenten digitalen Abbildung dieser EU-Regularien. Die dafür benötigten spezifischen Funktionen stehen somit auch für Kunden im Baubereich rechtzeitig zur jeweiligen verpflichtenden Einführungsfrist von E-Rechnung und Sustainability Reporting auf Länderebene (Deutschland, Österreich) zur Verfügung“, ergänzt Schwaiger.

Viva la ViDA

Die fiskalische EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zielt darauf ab, das Mehrwertsteuersystem in der Europäischen Union zu modernisieren und verpflichtet Unternehmen zur digitalen Rechnungsstellung. Dies bringt klare Vorgaben und Vorteile mit sich. Hier einige wesentliche Eckdaten:

• Digitales Echtzeit-Reporting: Alle relevanten Steuerdaten von Unternehmen sollen elektronisch in ein zentrales EU-Tool münden – dies umfasst auch Reverse Charging sowie den Abgleich zwischen den Mitgliedsstaaten (z. B. für Exportstatistiken).
• Verpflichtende E-Rechnung ab 2030: Ab dem 1. Jänner 2028 sollte die E-Rechnung EU-weit zunächst verpflichtend werden. Durch einen kürzlich erzielten Kompromiss im EU-Rat (am 5. November 2024) erstreckt sich die Frist für ein vollständiges Inkrafttreten auf das Jahr 2030.
• Stufenweise Einführung: Erste Umstellungen werden für Unternehmen ab dem Jahr 2025 konkret, je nach nationaler Umsetzung.
• Zeitplan Deutschland: Dort beginnt die Einführung bereits schrittweise ab Anfang 2025. Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen – unabhängig von der Unternehmensgröße – in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass eine elektronische Verarbeitung ermöglicht wird.
• Zeitplan Österreich: Auf nationaler Ebene gibt es hier noch keinen konkreten Zeitplan.

 … und die E-Rechnungspflicht

Die Umstellung auf E-Rechnungen soll nicht nur den Mehrwertsteuerbetrug in der EU erheblich reduzieren – die jährlichen Einsparungen werden seitens der EU auf rund elf Milliarden Euro geschätzt –, sondern auch langfristig die Verwaltungsaufwände senken. Für Unternehmen – auch im Baubereich – bieten sich durch die E-Rechnung einige wesentliche Vorteile:

• Geringerer Aufwand im Rechnungsversand und erhöhte Zustellsicherheit: Die E-Rechnung minimiert den manuellen Aufwand und erhöht die Sicherheit bei der Zustellung.  
• Bessere Datenqualität im Eingangsprozess: Insbesondere bei komplexem Sourcing und Subunternehmerleistungen wird die Datenqualität erheblich verbessert.  
• Reduzierung von Medienbrüchen: Automatisierte Buchungsprozesse senken den Prüfaufwand und steigern die Datenqualität.  
• Vereinfachte Rechnungsprüfung: Jede Rechnung erfordert eine zugehörige Bestellung, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb der Systeme erhöht.  
• Höhere Transparenz und Effizienz: Die E-Rechnung verbessert die Transparenz und Effizienz in Beschaffungs-, Produktions- und Abwicklungsprozessen.

Zur konkreten digitalen Umsetzung der E-Rechnung für den Bau meint Schwaiger weiterführend:  
„Network Dimensions integriert mit seiner ERP-Branchenlösung ‚Megabau‘ sowie den Modulen der Technologiepartner Anveo & windream das Format XRechnung nahtlos in die Geschäftsprozesse der Bauunternehmen – vom Empfang über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung.“

 „Grüne“ Berichterstattung

Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) der Europäischen Kommission setzt neue Maßstäbe für die Nachhaltigkeitsberichterstattung und fordert von Unternehmen umfassende Transparenz in Bezug auf ESG-Aspekte (Environment, Social, Governance). Auch hier ist die Integration in ERP-Systeme entscheidend, um die regulatorischen Anforderungen effizient und zukunftssicher in den betrieblichen Prozessen umzusetzen.

 Hauptinhalte und Fristen

Unternehmen müssen europaweit einheitliche Standards für das Nachhaltigkeitsreporting (ESRS – European Sustainability Reporting Standards) anwenden, die Umweltrechte, soziale Rechte und Governance-Faktoren umfassen. Es gelten folgende gesetzlichen Fristen für die Umsetzung (gültig auch für Österreich):

• Unternehmen, die bereits der NFRD (Non-Financial Reporting Directive) unterlagen:
   Erste Berichte ab 2025 für das Geschäftsjahr 2024  
• Große Unternehmen (>500 Mitarbeiter):  
  Erste Berichte ab 2026 für das Geschäftsjahr 2025  
• Gelistete KMU:   
  Erste Berichte ab 2027 (Opt-out bis 2028 möglich)  
• Drittland-Unternehmen:  
  Erste Berichte ab 2029  

 Positive Aspekte

ESG Reporting birgt – durch ERP-Integration – Vorteile, auch für den Baubereich:

• Ganzheitliche Energiebilanzen: Von der Beschaffung bis zum Endprodukt können CO₂-Emissionen und Energieverbräuche nachvollzogen werden, z. B. durch die Integration von Daten zu Materialien wie polystyrolgefüllten Ziegeln.  
• Verknüpfung von Daten: APIs und Look-ups ermöglichen den Abgleich mit Datenbanken, etwa für Rückbauwerte.  
• Effizienzsteigerung: Nachhaltigkeit durchdringt alle Prozesse – von der Rohstoffbeschaffung bis zur Inbetriebnahme eines Gebäudes; dies erhöht Transparenz und senkt Kosten.

Schwaiger erläutert in diesem Zusammenhang die strategische Perspektive:  
„Die CSRD stellt Unternehmen – auch im Baubereich – vor zahlreiche neue Herausforderungen, bietet aber gleichzeitig die Chance, ESG-Aspekte zu einem Wettbewerbsvorteil zu machen. Nachhaltigkeitsdaten können operativ genutzt werden und dienen somit als zusätzliche Grundlage für strategische Entscheidungen und Detailanalysen.“

Spezifische ESG-Funktionen

Für die Anforderungen der CSRD bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central seit Version 2024 Release Wave 1 spezifische ERP-Funktionen für das Nachhaltigkeitsmanagement. Diese sind insbesondere für Unternehmen in der Bauwirtschaft von Bedeutung und werden zukünftig durch entsprechende Erweiterungen in Megabau branchenspezifisch unterstützt (siehe Kasten).

Spezialität für den Bau

Die Branchensoftware Megabau, aufbauend auf Microsoft Business Central, bietet für die Bauwirtschaft speziell zugeschnittene Funktionen, um Nachhaltigkeitsanforderungen und digitale Prozesse effizient umzusetzen. Diese lassen sich laut Schwaiger in drei inhaltliche Blöcke zusammenfassen:

1. Automatisierte Analysen und Reporting  
   Durch die geplante Verknüpfung mit dem Reporting-Tool Targit können Unternehmen Nachhaltigkeitskennzahlen direkt in ihre Entscheidungs-Dashboards integrieren. Diese Berichte umfassen sowohl finanzielle als auch ökologische Kennzahlen, die für Ausschreibungen und interne Bewertungen relevant sind.

2. Integration von GAEB- und ÖNORM-Standards  
   Megabau erleichtert die Erstellung von Leistungsverzeichnissen, die Kalkulation von Bauprojekten und die Kostenermittlung. Im Rahmen der Nachhaltigkeitsbewertung können die enthaltenen Daten automatisch mit Ökobilanzdaten angereichert werden.

3. Nachhaltigkeitsanalyse während der Projektausführung  
Während der Bauausführung ermöglicht Megabau eine laufende Bewertung der Umweltbilanz, die bei öffentlichen Aufträgen künftig Pflicht sein wird. Zertifikate und Nachweise können digital erfasst und automatisch mit Ausschreibungsunterlagen verknüpft werden.

ESG-Spezifisches von Microsoft Business Central und der Branchenlösung Megabau

Emissionserfassung nach ESG-Standards
Die Software ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Treibhausgasemissionen (GHG) gemäß den drei ESG-Scopes. So können Unternehmen ihre Emissionen klar zuordnen und berichten.

Nachhaltigkeitskonten und Reports
Ein Nachhaltigkeitskontenplan erlaubt die Buchung von Umweltkennzahlen wie CO₂-Äquivalenten direkt im ERP-System. Diese Werte fließen in Reports ein, die sowohl für die externe Berichterstattung als auch für interne Entscheidungsprozesse (z. B. in Management-Cockpits) genutzt werden.

Nachhaltigkeitsjournale und Emissionsrechner
Unternehmen können Emissionsdaten entweder manuell eingeben oder automatisiert berechnen lassen. Hierzu können APIs eingesetzt werden, um externe Datenquellen wie z. B. Ökobaudat zu integrieren.

Zertifikate und Labels
Auch im Bauwesen werden künftig Zertifikate wie Umwelt-Produktdeklarationen (EPDs) oder Herstellerzertifikate für Ausschreibungen erforderlich sein. Business Central unterstützt die Erfassung und den Austausch dieser Informationen direkt im System, wodurch Bauunternehmen ihre Nachweise schnell und transparent vorlegen können.

 

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