16. Dezember 2024

ESG Reporting & E-Rechnungspflicht am Bau – wie die digitale Umsetzung regulatorischer EU-Vorgaben Unternehmen voranbringen kann

Die EU sorgt mit aktuellen regulatorischen Vorgaben im Fiskal- und Nachhaltigkeitsbereich – konkret der verpflichtenden E-Rechnung (im Zuge der fiskalischen Initiative ViDA) und der neuen Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) – dafür, dass viele Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse in den kommenden Jahren grundlegend überdenken müssen. Dies hat auch starke Auswirkungen auf die Baubranche.

Insbesondere für mittelständische Betriebe erscheinen die anstehenden Verpflichtungen auf den ersten Blick oft als erhebliche bürokratische Belastung, die eine Menge Zeit und Ressourcen bindet. Firmen stehen vor der konkreten Herausforderung, zusätzliche Prozesse zu etablieren, umfassende Daten zu sammeln und auch ihre IT-Systeme auf den neuesten Stand bringen zu müssen. Das betrifft natürlich auch den Baubereich – beispielsweise wird für das erforderliche Sustainability Reporting eine detaillierte Erfassung und Bewertung ökologischer Kennzahlen, wie etwa CO2-Emissionen oder die Umweltbelastung spezifischer Baumaterialien, erforderlich sein.

Doch eine ganzheitlich durchdachte digitale Umsetzung der regulatorischen Anforderungen im Betrieb kann als „Effizienztreiber“ bisher ungeahnte Vorteile und Chancen für Unternehmen eröffnen – konkrete Möglichkeiten, sich zukunftssicher aufzustellen und mittel- bis langfristige Wettbewerbsvorteile zu sichern:

Volle Transparenz nach außen und innen – der Aufbau durchgängiger digitaler Prozesse sorgt nicht nur für die Erfüllung der Berichtspflichten nach außen, sondern verbessert auch die interne Datenqualität erheblich.

Effizienzsteigerung – automatisierte Workflows und die Vermeidung von Medienbrüchen reduzieren manuellen Aufwand und Fehlerquellen, insbesondere bei repetitiven Aufgaben (wie z. B. der Rechnungsprüfung, bei Versand und Archivierung von Dokumenten, aber auch in der Stammdatenerfassung und -pflege).

Wettbewerbsvorteile durch Business Intelligence (BI) – die mittels der neuen Reporting-Systeme gesammelten Daten dienen als wertvolle Entscheidungsgrundlage für die operative und strategische Unternehmenssteuerung. Die Fähigkeit, präzise und transparente Informationen bereitzustellen, stärkt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Compliance), sondern erhöht auch das Vertrauen von Kunden, Partnern und potenziellen Investoren.

Zentraler Ansatzpunkt für die konkrete betriebliche Umsetzung ist eine digitale Integration der neuen Anforderungen im Rahmen eines ERP-Systems.

Mit seiner auf Microsoft Business Dynamics 365 Central basierenden Branchenlösung MEGABAU arbeitet Network Dimensions an der konsequenten digitalen Abbildung dieser regulatorischen EU-Regularien. Die dafür benötigten spezifischen Funktionen stehen somit auch für Kunden im Baubereich rechtzeitig zur jeweiligen verpflichtenden Einführungsfrist von E-Rechnung und Sustainability Reporting auf Länderebene (Deutschland, Österreich) zur Verfügung.

Relevante Kernpunkte der fiskalischen EU-Richtlinie ViDA (VAT in the Digital Age) und CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) zur Nachhaltigkeitsberichterstattung

1. ViDA: VAT in the Digital Age & E-Rechnungspflicht

Die fiskalische EU-Initiative "VAT in the Digital Age" (ViDA) zielt darauf ab, das Mehrwertsteuersystem in der Europäischen Union zu modernisieren und verpflichtet Unternehmen zur digitalen Rechnungsstellung. Dies bringt klare Vorgaben und Vorteile mit sich:

• Digitales Echtzeit-Reporting: Alle relevanten Steuerdaten von Unternehmen sollen elektronisch in ein zentrales EU-Tool münden – dies umfasst auch Reverse Charging sowie die Abbildung / Abgleich zwischen den Mitgliedsstaaten (d.h. auch für Exportstatistiken relevant).
• Verpflichtende E-Rechnung ab 2030: Ab dem 1. Januar 2028 sollte die E-Rechnung EU-weit zunächst verpflichtend werden. Durch einen kürzlich erreichten Kompromiss im EU-Rat am 05.11.2024 erstreckt sich die Frist für ein vollständiges Inkrafttreten auf das Jahr 2030.
• Stufenweise Einführung: Erste Umstellungen werden für Unternehmen ab dem Jahr 2025 konkret, je nach nationaler Umsetzung:
  • In Deutschland beginnt die Einführung bereits schrittweise ab Anfang 2025. Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen unabhängig von der Unternehmensgröße in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Mehr Informationen finden Sie hier.
  • Österreich: noch kein konkreter Zeitplan auf nationaler Ebene

Die Umstellung auf E-Rechnungen reduziert nicht nur den Mehrwertsteuerbetrug in der EU erheblich (geschätzte 11 Mrd. EUR Einsparungen jährlich), sondern senkt auch langfristig die Verwaltungsaufwände.

Vorteile für Unternehmen – auch im Baubereich:

• Geringerer Aufwand im Rechnungsversand und erhöhte Zustell-Sicherheit: Die E-Rechnung minimiert den Aufwand und erhöht die Sicherheit bei der Zustellung.
• Bessere Datenqualität im Eingangsprozess: Insbesondere bei komplexem Sourcing und Subunternehmerleistungen wird die Datenqualität erheblich verbessert.
• Reduzierung von Medienbrüchen: Automatisierte Buchungsprozesse senken den Prüfaufwand und steigern die Datenqualität.
• Vereinfachte Rechnungsprüfung: Jede Rechnung erfordert eine zugehörige Bestellung, was Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb der Systeme erhöht.
• Höhere Transparenz und Effizienz: Die E-Rechnung verbessert die Transparenz und Effizienz in Beschaffungs-, Produktions- und Abwicklungsprozessen.

Integration durch Network Dimensions:
Network Dimensions integriert mit seiner Branchenlösung MEGABAU sowie den Modulen der Technologiepartner Anveo & windream das Format XRechnung nahtlos in die Geschäftsprozesse der Bauunternehmen – vom Empfang über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung.

2. CSRD: Nachhaltigkeitsberichterstattung im betrieblichen Fokus

Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) der europäischen Kommission setzt neue Maßstäbe für die Nachhaltigkeitsberichterstattung und fordert von Unternehmen umfassende Transparenz in Bezug auf ESG-Aspekte (Environment, Social, Governance). Auch hier ist die Integration in ERP-Systeme entscheidend, um die regulatorischen Anforderungen effizient und zukunftssicher in den betrieblichen Prozessen umzusetzen.

Wesentliche Inhalte der CSRD:

• Nachhaltigkeitsstandards: Unternehmen müssen europaweit einheitliche Standards (ESRS – European Sustainability Reporting Standards) anwenden, die Umweltrechte, soziale Rechte und Governance-Faktoren umfassen.
  • Gesetzliche Fristen (gültig auch für Österreich):
  • Unternehmen, die bereits der NFRD unterlagen: erste Berichte ab 2025 für das Geschäftsjahr 2024
  • Große Unternehmen (>500 Mitarbeiter): erste Berichte ab 2026 für das Geschäftsjahr 2025
  • Gelistete KMU: erste Berichte ab 2027 (Opt-out bis 2028 möglich)
  • Drittland-Unternehmen: erste Berichte ab 2029

Vorteile durch ERP-Integration – auch für den Baubereich:

• Ganzheitliche Energiebilanzen: Von der Beschaffung bis zum Endprodukt können CO2-Emissionen und Energieverbräuche nachvollzogen werden, z. B. durch die Integration von Daten zu Materialien wie polystyrolgefüllten Ziegeln.
• Verknüpfung von Daten: APIs und Look-ups ermöglichen den Abgleich von Datenbanken, etwa für Rückbauwerte.
• Effizienzsteigerung: Nachhaltigkeit durchdringt alle Prozesse – von der Rohstoffbeschaffung bis zur Inbetriebnahme eines Gebäudes, dies erhöht Transparenz und senkt Kosten.

Die CSRD stellt Unternehmen – auch im Baubereich – vor zahlreiche neue Herausforderungen, bietet aber gleichzeitig die Chance, ESG-Aspekte zu einem Wettbewerbsvorteil zu machen. Nachhaltigkeitsdaten können operativ genutzt werden und dienen somit als zusätzliche Grundlage für strategische Entscheidungen und Detailanalysen.

Spezifische ESG-Funktionen von Microsoft Business Central & der Branchenlösung MEGABAU

Für die Anforderungen der CSRD bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central seit Version 2024 Release Wave 1 spezifische ERP-Funktionen für das Nachhaltigkeitsmanagement. Diese sind insbesondere für Unternehmen in der Bauwirtschaft von Bedeutung und werden zukünftig durch entsprechende Erweiterungen in MEGABAU branchenspezifisch unterstützt:

• Emissionserfassung nach ESG-Standards – die Software ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Treibhausgasemissionen (GHG) nach den drei ESG-Scopes.
• Nachhaltigkeitsjournale und Emissionsrechner – Unternehmen können Emissionsdaten entweder manuell eingeben oder automatisiert berechnen lassen. Hierzu können APIs eingesetzt werden, um externe Datenquellen wie z. B. ÖKOBAU-DAT zu integrieren.
• Nachhaltigkeitskonten und Reports – ein Nachhaltigkeitskontenplan erlaubt die Buchung von Umweltkennzahlen wie CO2-Äquivalenten direkt im ERP-System. Diese Werte fließen in Reports ein, die sowohl für das externe Berichterstattung als auch für interne Entscheidungsprozesse, etwa in Management-Cockpits, genutzt werden.
• Zertifikate und Labels – auch im Bauwesen werden künftig Zertifikate wie Umwelt-Produktdeklarationen (EPDs) oder Herstellerzertifikate für Ausschreibungen erforderlich sein. Business Central unterstützt die Erfassung und den Austausch dieser Informationen direkt im System.

Automatisierter Datenaustausch mit MEGABAU am Bau

Die Branchensoftware MEGABAU, aufbauend auf Microsoft Business Central, bietet für die Bauwirtschaft speziell zugeschnittene Funktionen, um Nachhaltigkeitsanforderungen und digitale Prozesse effizient umzusetzen:

• Automatisierte Analysen und Reporting: Durch die geplante Verknüpfung mit dem Reporting-Tool Targit können Unternehmen Nachhaltigkeitskennzahlen direkt in ihre Entscheidungs-Dashboards integrieren. Diese Berichte umfassen sowohl finanzielle als auch ökologische Kennzahlen, die für Ausschreibungen und interne Bewertungen relevant sind.
• Mögliche Integration von GAEB- und ÖNORM-Standards: MEGABAU erleichtert die Erstellung von Leistungsverzeichnissen, die Kalkulation von Bauprojekten und die Kostenermittlung. Im Rahmen der Nachhaltigkeitsbewertung können die enthaltenen Daten automatisch mit Ökobilanzdaten angereichert werden.
• Nachhaltigkeitsanalyse während der Projektausführung: Während der Bauausführung ermöglicht MEGABAU eine laufende Bewertung der Umweltbilanz, die bei öffentlichen Aufträgen künftig Pflicht sein wird. Zertifikate und Nachweise können digital erfasst und automatisch mit Ausschreibungsunterlagen verknüpft werden.

MEGABAU - Die ERP-Software Gesamtlösung der Baubranche