17. Januar 2025

Bericht in medianet: Bürokratische Belastung digital in Schach halten

So berichtet die Fachpresse über Network Dimensions.

Wie die digitale Umsetzung regulatorischer EU-Vorgaben imstande ist, Unternehmen nachhaltig voranzubringen.

Die EU sorgt mit aktuellen regulatorischen Vorgaben im Fiskal- und Nachhaltigkeitsbereich – konkret der verpflichtenden E-Rechnung (im Zuge der fiskalischen Initiative ViDA) und der neuen Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) – dafür, dass viele Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse in den kommenden Jahren grundlegend überdenken müssen. Dies hat auch starke Auswirkungen auf die Baubranche.

Insbesondere für mittelständische Betriebe erscheinen die anstehenden Verpflichtungen auf den ersten Blick oft als erhebliche bürokratische Belastung, die eine Menge Zeit und Ressourcen bindet. Günther Schwaiger, Gründer und Geschäftsführer der Network Dimensions Unternehmensgruppe, dazu: „Firmen stehen vor der konkreten Herausforderung, zusätzliche Prozesse zu etablieren, umfassende Daten zu sammeln und auch ihre IT-Systeme auf den neuesten Stand bringen zu müssen.”

Mehr Licht? Mehr Schatten?

Das betreffe natürlich auch den Baubereich – beispielsweise werde für das erforderliche Sustainability Reporting eine detaillierte Erfassung und Bewertung ökologischer Kennzahlen, wie etwa CO2-Emissionen oder die Umweltbelastung spezifischer Baumaterialien, erforderlich sein. „Eine ganzheitlich durchdachte digitale Umsetzung der regulatorischen Anforderungen im Betrieb kann jedoch als ‚Effizienztreiber' bisher ungeahnte Vorteile und Chancen für Unternehmen eröffnen. Es bringt konkrete Möglichkeiten, sich zukunftssicher aufzustellen und mittel- bis langfristige Wettbewerbsvorteile zu sichern”, sagt Schwaiger und geht ins Detail: „Der Aufbau durchgängiger digitaler Prozesse sorgt nicht nur für die Erfüllung der Berichtspflichten nach außen, sondern verbessert auch die interne Datenqualität erheblich. Automatisierte Workflows und die Vermeidung von Medienbrüchen reduzieren manuellen Aufwand und Fehlerquellen, insbesondere bei repetitiven Aufgaben, wie etwa der Rechnungsprüfung, bei Versand und Archivierung von Dokumenten, aber auch in der Stammdatenerfassung und -pflege.”

Und was die Wettbewerbsvorteile durch Business Intelligence (BI) angehe – die mittels der neuen Reporting-Systeme gesammelten Daten würden als wertvolle Entscheidungsgrundlage für die operative und strategische Unternehmenssteuerung dienen. Die Fähigkeit, präzise und transparente Informationen bereitzustellen, stärke nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Compliance), sondern erhöhe auch das Vertrauen von Kunden, Partnern und potenziellen Investoren.
„Zentraler Ansatzpunkt für die konkrete betriebliche Umsetzung ist eine digitale Integration der neuen Anforderungen im Rahmen eines ERP-Systems. Mit seiner auf Microsoft Dynamics 365 Business Central basierenden Branchenlösung ‚Megabau' arbeitet Network Dimensions an der konsequenten digitalen Abbildung dieser EU-Regularien. Die dafür benötigten spezifischen Funktionen stehen somit auch für Kunden im Baubereich rechtzeitig zur jeweiligen verpflichtenden Einführungsfrist von E-Rechnung und Sustainability Reporting auf Länderebene (Deutschland, Österreich) zur Verfügung”, ergänzt Schwaiger.

Viva la ViDA …

Die fiskalische EU-Initiative „VAT in the Digital Age” (ViDA) zielt darauf ab, das Mehrwertsteuersystem in der Europäischen Union zu modernisieren und verpflichtet Unternehmen zur digitalen Rechnungsstellung. Dies bringt klare Vorgaben und Vorteile mit sich.

Hier einige wesentliche Eckdaten:

Digitales Echtzeit-Reporting: Alle relevanten Steuerdaten von Unternehmen sollen elektronisch in ein zentrales EU-Tool münden – dies umfasst auch Reverse Charging sowie die Abbildung/Abgleich zwischen den Mitgliedsstaaten (d.h. auch für Exportstatistiken relevant).
Verpflichtende E-Rechnung ab 2030: Ab dem 1. Jänner 2028 sollte die E-Rechnung EU-weit zunächst verpflichtend werden. Durch einen kürzlich erreichten Kompromiss im EU-Rat am 5. November 2024 erstreckt sich die Frist für ein vollständiges Inkrafttreten auf das Jahr 2030.
Stufenweise Einführung: Erste Umstellungen werden für Unternehmen ab dem Jahr 2025 konkret, je nach nationaler Umsetzung.
In Deutschland beginnt die Einführung bereits schrittweise ab Anfang 2025. Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen unabhängig von der Unternehmensgröße in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Für Österreich gibt es auf nationaler Ebene noch keinen konkreten Zeitplan.

… und die E-Rechnungspflicht

Die Umstellung auf E-Rechnungen soll nicht nur den Mehrwertsteuerbetrug in der EU erheblich reduzieren – jährliche Einsparungen wurden seitens der EU auf elf Mrd. € geschätzt –, sondern auch langfristig die Verwaltungsaufwände senken.

Für Unternehmen – auch im Baubereich – bieten sich durch die E-Rechnung einige wesentliche Vorteile:

Geringerer Aufwand im Rechnungsversand und erhöhte Zustellsicherheit: Die E-Rechnung minimiert den Aufwand und erhöht die Sicherheit bei der Zustellung.
Bessere Datenqualität im Eingangsprozess: Insbesondere bei komplexem Sourcing und Subunternehmerleistungen wird die Datenqualität erheblich verbessert.
Reduzierung von Medienbrüchen: Automatisierte Buchungsprozesse senken den Prüfaufwand und steigern die Datenqualität.
Vereinfachte Rechnungsprüfung: Jede Rechnung erfordert eine zugehörige Bestellung, was Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb der Systeme erhöht.
Höhere Transparenz und Effizienz: Die E-Rechnung verbessert die Transparenz und Effizienz in Beschaffungs-, Produktions- und Abwicklungsprozessen.

Zur konkreten digitalen Umsetzung der E-Rechnung für den Bau meint Schwaiger weiterführend: „Network Dimensions integriert mit seiner ERP-Branchenlösung Megabau sowie den Modulen der Technologiepartner Anveo & windream das Format XRechnung nahtlos in die Geschäftsprozesse der Bauunternehmen – vom Empfang, über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung.”

„Grüne” Berichterstattung

Die Corporate Sustainability Reporting Directive der europäischen Kommission setzt neue Maßstäbe für die Nachhaltigkeitsberichterstattung und fordert von Unternehmen umfassende Transparenz in Bezug auf ESG-Aspekte (Environment, Social, Governance). Auch hier ist die Integration in ERP-Systeme entscheidend, um die regulatorischen Anforderungen effizient und zukunftssicher in den betrieblichen Prozessen umzusetzen.

Hauptinhalte und Fristen

Unternehmen müssen europaweit einheitliche Standards für das Nachhaltigkeitsreporting (ESRS – European Sustainability Reporting Standards) anwenden, die Umweltrechte, soziale Rechte und Governance-Faktoren umfassen.

Es gelten folgende gesetzlichen Fristen für die Umsetzung (gültig auch für Österreich):

Unternehmen, die bereits der NFRD (Non-Financial Reporting Directive) unterlagen: erste Berichte ab 2025 für das Geschäftsjahr 2024
Große Unternehmen (>500 Mitarbeiter): erste Berichte ab 2026 für das Geschäftsjahr 2025
Gelistete KMU: erste Berichte ab 2027 (Opt-out bis 2028 möglich)
Drittland-Unternehmen: erste Berichte ab 2029

Positive Aspekte

ESG Reporting birgt dabei, durch ERP-Integration, Vorteile – auch für den Baubereich:

Ganzheitliche Energiebilanzen: Von der Beschaffung bis zum Endprodukt können CO2-Emissionen und Energieverbräuche nachvollzogen werden, z.B. durch die Integration von Daten zu Materialien wie polystyrolgefüllten Ziegeln.
Verknüpfung von Daten: APIs und Look-ups ermöglichen den Abgleich von Datenbanken, etwa für Rückbauwerte.
Effizienzsteigerung: Nachhaltigkeit durchdringt alle Prozesse – von der Rohstoffbeschaffung bis zur Inbetriebnahme eines Gebäudes; dies erhöht Transparenz und senkt Kosten.

Schwaiger erläutert in diesem Zusammenhang die strategische Perspektive: „Die CSRD stellt Unternehmen – auch im Baubereich – vor zahlreiche neue Herausforderungen, bietet aber gleichzeitig die Chance, ESG-Aspekte zu einem Wettbewerbsvorteil zu machen. Nachhaltigkeitsdaten können operativ genutzt werden und dienen somit als zusätzliche Grundlage für strategische Entscheidungen und Detailanalysen.”

Spezifische ESG-Funktionen

Für die Anforderungen der CSRD bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central seit Version 2024 Release Wave 1 spezifische ERP-Funktionen für das Nachhaltigkeitsmanagement. Diese sind insbesondere für Unternehmen in der Bauwirtschaft von Bedeutung und werden zukünftig durch entsprechende Erweiterungen in Megabau branchenspezifisch unterstützt (siehe Kasten).

Spezialität für den Bau

Die Branchensoftware Megabau, aufbauend auf Microsoft Business Central, biete für die Bauwirtschaft speziell zugeschnittene Funktionen, um Nachhaltigkeitsanforderungen und digitale Prozesse effizient umzusetzen. Diese ließen sich abschließend in drei inhaltliche Blöcke zusammenfassen, so Schwaiger:

Zum einen automatisierte Analysen und Reporting: Durch die geplante Verknüpfung mit dem Reporting-Tool Targit können Unternehmen Nachhaltigkeitskennzahlen direkt in ihre Entscheidungs-Dashboards integrieren. Diese Berichte umfassen sowohl finanzielle als auch ökologische Kennzahlen, die für Ausschreibungen und interne Bewertungen relevant sind. Weiters die mögliche Integration von GAEB- und ÖNORM-Standards: Megabau erleichtert die Erstellung von Leistungsverzeichnissen, die Kalkulation von Bauprojekten und die Kostenermittlung. Im Rahmen der Nachhaltigkeitsbewertung können die enthaltenen Daten automatisch mit Ökobilanzdaten angereichert werden.
Und schließlich Nachhaltigkeitsanalyse während der Projektausführung: Während der Bauausführung ermöglicht Megabau eine laufende Bewertung der Umweltbilanz, die bei öffentlichen Aufträgen künftig Pflicht sein wird. Zertifikate und Nachweise können digital erfasst und automatisch mit Ausschreibungsunterlagen verknüpft werden.